Solutions de gestion des systèmes de gestion de documents
Logiciel de workflow de documents
Document workflow software améliore les opérations, réduit le temps de traitement et augmente le flux de trésorerie en automatisant le business à travers des comptes créditeurs et des comptes débiteurs. Le workflow est appliqué aux documents qui ont besoin de passer par les examinateurs et les approbateurs avant qu'ils ne soient prêts pour la distribution générale. Document workflow software fournit des rapports instantanés sur le statut des documents en processus d'examen.
Le logiciel FileHold dispose d'un outil de conception graphique qui donne aux utilisateurs la possibilité de créer des modèles de workflow prédéfinis, comprenant des examen de documents et / ou d’activités d'approbation. Chaque activité peut être préconfigurée de manière à définir des descriptions de tâches, des échéanciers, et les réviseurs ou approbateurs qui doivent effectuer des tâches spécifiques de workflow. Lorsque le workflow est associé à des formulaires électroniques (e-forms), le papier peut être totalement éliminé du processus de collecte d'informations.
Gestion de dossiers et archivage
Les entreprises ont à la fois des documents de travail actifs et des archives à long terme qui sont conservés pour la recherche ou la conformité. Le logiciel de gestion de dossiers FileHold gère à la fois des documents électroniques et les archives électroniques, y compris les règles / rapports pour l'archivage et la disposition des dates.
Les rapports de mise à disposition peuvent être générés selon les besoins et sont basés sur le type de document, les métadonnées associées, l'âge du document et les politiques d'archivage. Les documents sont automatiquement désignés comme actifs ou inactifs (archives). Les documents inactifs peuvent être archivés automatiquement par le logiciel FileHold. Les documents peuvent être programmés pour la suppression automatique grâce aux configurations des règles de disposition.
Les archives peuvent seulement être supprimées à partir de la bibliothèque conformément à leur calendrier de conservation /disposition ou par un responsable désigné des dossiers d'entreprise.
Numérisation de documents et logiciels d'imagerie
L’adoption de la gestion de documents et du logiciel de numérisation n’est pas seulement une initiative «verte» pour sauver les arbres et être respectueux de l'environnement – c’est également une bonne affaire. FileHold est associé avec un logiciel de numérisation qui prend en charge plus de 300 types de scanners ou multifonctions différentes. La numérisation de documents est un moyen pour les entreprises de devenir plus efficaces et plus économes. On estime que le coût de traitement du papier (copie, impression, affranchissement, élimination, recyclage et stockage) peut être 31 fois plus cher que le coût d'achat du papier.
Le logiciel de numérisation de documents FileHold donne aux clients la possibilité de rendre les armoires de papier en un environnement sécurisé, version contrôlée et conforme au système de gestion de documents.
Les documents dactylographiés peuvent être décryptés par une reconnaissance optique de caractères (OCR’d) et étiquetés / indexés pour les trouver facilement en utilisant l’option ‘FileHold texte intégral’. Un large business de numérisation est fourni à un petit prix d’entreprise. ‘Allez sans papier – Allez vert’.
FileHold Express et Enterprise
FileHold Express allant jusqu'à 20 utilisateurs est une solution de gestion de documents pour des prix de petites entreprises , de départements ou de grandes entreprises qui veulent commencer petit avec l’installation d’un ‘Proof of Concept’ (POC). FileHold express est livré avec : un client mobile, l’accès à Internet, l’intégration de Microsoft Office, le logiciel de numérisation de documents et 6 mois de support gratuit.
FileHold Express est entièrement extensible à l’entreprise.FileHold Enterprise est pour plus de 20 utilisateurs, construit sur le ‘Microsoft Service Oriented Architecture’ et peut évoluer pour supporter un grand nombre d'utilisateurs et des millions de documents. La tarification est basée sur le nombre d'utilisateurs enregistrés accédant à FileHold simultanément. Voici les fonctionnalités du logiciel FileHold.