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Soluciones de Negocios con Sistemas de Administración de Documentos

  • Go paperless with FileHold software

    Sistema de Gestión Documental FileHold

    FileHold es un sistema con amplias funcionalidades de administración de documentos para negocios de cualquier tamaño. Entre las funciones se encuentran: captura/digitalización de documentos, indexación, almacenamiento, búsqueda, manejo de versiones y revisiones y aprobaciones en flujos de trabajo. Disponible en la nube o instalado localmente en su servidor para seguridad total.

    Con su cliente de escritorio, cliente web y cliente para dispositivos móviles, FileHold apoya a su empresa a mejorar la seguridad, aplicar normas y estándares y optimizar su operación, reduciendo el uso de papel y ahorrándole tiempo y dinero.  Promovemos las iniciativas “Go paperless, go green” para su negocio con software de Gestión Documental.

  • Workflow management software

    El Software de Gestión de Documental de FileHold fue diseñado para Trabajo Colaborativo

    La mayoría de las organizaciones trabaja con grandes volúmenes de papel día a día, lo cual hace difícil su administración. Esto por lo general causa errores y pérdida de información, lo cual se refleja en retrasos y múltiples revisiones. El uso ineficiente de sus recursos puede ocasionar pérdidas significativas en su negocio. Usted puede evolucionar a su equipo de un proceso manual, lento e ineficiente a un sistema de gestión documental con flujos de trabajo, autorización y revisión. Con el Modulo Workflow de FileHold, usted puede automatizar sus procesos de negocio para incrementar productividad y reducir costos.

  • Mobile document management software

    Acceso a sus documentos desde cualquier lugar

    La realidad de los negocios hoy en día es que muchos empleados importantes pueden permanecer horas fuera de la oficina. La falta de acceso inmediato a la información puede causar aislamiento de los procesos de la empresa. Con el Cliente Móvil de FileHold para plataforma Smartphone, los documentos se encuentran siempre accesibles. Las herramientas de colaboración móvil están disponibles para usuarios dinámicos que necesitan usar sus teléfonos celulares como herramientas de productividad cuando se encuentran fuera de la oficina. FileHold utiliza tecnología HTML 5 para proporcionar acceso seguro a cualquier hora, de cualquier lugar, desde un teléfono celular Smartphone.

  • The paperless office with FileHold Software

    Ahorre Tiempo y Dinero con el Software de Gestión Documental de FileHold

    La información en formatos papel y electrónico crece día a día con una velocidad incontrolable.

    Mantener esta información segura, en cumplimiento con normas administrativas es un verdadero reto. Localizar esta información también puede tomar mucho tiempo y esfuerzo. El Sistema de Gestión Documental de FileHold  convierte sus activos de propiedad intelectual en una biblioteca electrónica centralizada. La oficina sin papeles de FileHold es segura, cumple con normas administrativas, reduce costos y contribuye a la eficiencia de su equipo de trabajo. Usted podrá encontrar información en segundos con nuestro poderoso motor de búsqueda, contribuyendo en ahorros de tiempo y reduciendo costos de operación.

Software de Flujo Electrónico de Documentos

Workflow: El Módulo de Software de Flujo de Trabajo agiliza las operaciones, reduce tiempos e incrementa el flujo de efectivo hacia su empresa mediante la automatización de procesos de negocios como cuentas pagar y por cobrar. Los procesos de revisión y autorización se aplican a documentos antes de ser aprobados y distribuídos.

El software de workflow proporciona reportes al instante del estado de los documentos en su proceso de aprobación.

El software de manejo electrónico de documentos proporciona la habilidad de crear de manera rápida plantillas pre-definidas de flujos de trabajo que consisten en actividades de revisión y aprobación. Cada actividad puede ser pre configurada editando los campos de descripción, fecha límite, usuario-revisión, usuario-aprobación y usuarios observadores del flujo de trabajo.

Software para la Administración de Registros Electrónicos

Las organizaciones utilizan versiones actuales de documentos y registros de operaciones que deben ser resguardados por reglamentos y disposiciones legales. El software de administración de registros administra ambos tipos incluyendo reglas y reportes con fechas para envío a archivo histórico y disposición de documentos.

El sistema permite generar reportes del archivo electrónico de documentos con base en los campos de tipo de documento, metadatos asociados, antigüedad y políticas de archivo.
Los documentos se clasifican de manera automatica en activos o inactivos. Los documentos inactivos pueden ser automáticamente archivados por el sistema. Los documentos inactivos pueden ser eliminados de forma automática por el sistema, basado en reglas de facil configuración.

Los registros sólo pueden ser eliminados del sistema de acuerdo a las reglas de retención y disposición previamente programadas ó por el administrador desginado de registros electrónicos del corporativo.

Software de Digitalización de Documentos

Además de las justificaciones ecológicas y de responsabilidad ambiental, la digitalización de documentos permite que las organizaciones eficientan sus procesos y ahorren dinero. Se estima que el costo de procesar papel: (copiado, impresión, envío, disposición, reciclado y almacenamiento) puede ser hasta 31 veces mas caro que el costo original del mismo.

El software de digitalización permite que los clientes conviertan archiveros de papel en sistemas seguros de manejo electrónico de documentos con manejo de versiones y apego a normas y políticas. El software incluído para digitalización soporta alrededor de 300 tipos de equipos scanner diferentes, y se incluye con cada compra. En los documentos impresos se pueden aplicar procesos de OCR e indexación, para habilitar la búsqueda de contenido de texto (full text search). Una gran solución de digitalización a un precio módico.

FileHold Express y Enterprise 

FileHold Express de 1 a 20 usuarios

Con un precio accesible para microempresas, departamentos o grandes corporativos que quieren administrar sus documentos empezando con el básico. Incluye accesso web, integración con Microsoft Office, software de digitalización de documentos y 6 meses de soporte técnico gratuito. La versión express puede ser escalada a enterprise.

FileHold Enterprise para más de 20 usuarios

Esta es la ruta fast track a la oficina sin papel. Basado en la Implementación de Arquitectura de Servicios SOA de Microsoft, el sistema puede escalar a un número ilimitado de usuarios y millones de documentos. El precio se basa en el número de usuarios concurrentes del sistema.

Informacion sobre las características de nuestro sistema.

What Our Customers Say

  • "The ease of use and implementation were key to our decision to move ahead with FileHold." - Engineering Customer
  • "I think the search speed makes the greatest impression, but ease of use in general goes a long way." - Manufacturing Customer
  • "I really appreciate all the help FileHold has given me during the launch of our scanning and document management project." - Oil and Natural Gas Customer
  • "I like working with FileHold, you know what you're doing product and business wise. Your team has been great to work with." - FileHold Business Partner
  • "The help that I received from FileHold was hands down some of the best support I have seen with a software package". - Document Management Consultant
  • "I want to tell you how much everyone is enjoying our new FileHold installation. My users give me unsolicited comments on how well FileHold is working." - Manufacturing Customer
  • "I want to express my gratitude for the guidance we received from your customer service team during our initial FileHold build and the subsequent technical encounters." - Government Customer
  • "I am a convert to Filehold - the power is not in the file structure but the ease in which you can find what you are looking for." - Biotech Company
  • "The ability to which you are able to cutomize FileHold is very impressive." -Wholesale Trade Industry customer
  • Wow, you guys at FileHold really understand customer service. Thank you very much! - Integrated Canadian Forest Products Company
  • I wanted to express my thanks of how flexible and responsive you have been as an organization and wanted to let you know that I would be more than happy to act as a reference should you need one.The harsh reality is that the FileHold 'valued customer experience' has fallen by the wayside with many other vendors and is very refreshing when you come across it! -Telecommunications Customer
  • "I have once again been VERY impressed with the level of service you as a company provide and have provided in the past. I have said it before but I will say it again it is MUCH appreciated and VERY refreshing receiving this level and quality of service!" - Telecommunications Customer
  • It is refreshing to find a company as responsive as FileHold these days. - FileHold Reseller
  • FileHold has to be THE, if not, one of the easiest, most user-friendly, document management systems available on the market today.  We are now able to save time, space, headaches and stress looking through HUNDREDS of storage boxes for one piece of paper.  FileHold is ideal for ANY company, and will definitely be a valued asset within ANY company that has it. Referring to FileHold as ‘Highly Recommended’ would be like calling a 757 jet a ‘paper plane’…….. COMPLETE UNDERSTATEMENT. - Educational Services Customer
  • I wanted to take a moment to thank you all for helping me with remapping the data base look-up fields. FileHold has one of the best troubleshooting teams I have encountered in all my experience. I also want to appreciate the promptness and willingness to go the extra mile. You all have exceeded my expectations and set the bar really high. - Health Care Customer
  • Thank you all for your fantastic support. I’ve been with the US government as a military or civilian employee for over 30 years and my experiences working with FileHold Systems, Inc., have been among the best I have experienced working with a contractor. - US Government Customer

Upcoming Webinars

Live Software Webinars – A 45 minute, no obligation presentation on how to start your journey to becoming a "Paperless Office".

Live webinars are held the 1st and 3rd Wednesday of every month.
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Posted date: 2017-07-31
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