Software para la Administración de Documentos Electrónicos

Software para la Administración de Documentos Electrónicos

El Software de Gestión Documental (Document Management) es de fácil instalación y sencillo de utilizar. Nuestros paquetes de licenciamiento, implementación y soporte técnico se adaptan a presupuestos que van desde micro empresas a grandes corporativos.

FileHold convierte los documentos y propiedad intelectual de su empresa en una biblioteca digital con un repositorio protegido. El software reduce los tiempos de búsqueda de información, costos de almacenamiento del papel y al mismo tiempo, incrementa la eficiencia del personal mediante sus herramientas de colaboración y flujo de trabajo (workflow). Con FileHold, usted dirige a su empresa o institución hacia las nuevas tendencias "Go Paperless" y "Go Green".

Go Paperless with Document Management Software
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Soluciones de Negocios con Sistemas de Administración de Documentos

Software de Flujo Electrónico de Documentos

Workflow: El Módulo de Software de Flujo de Trabajo agiliza las operaciones, reduce tiempos e incrementa el flujo de efectivo hacia su empresa mediante la automatización de procesos de negocios como cuentas pagar y por cobrar. Los procesos de revisión y autorización se aplican a documentos antes de ser aprobados y distribuídos.

El software de workflow proporciona reportes al instante del estado de los documentos en su proceso de aprobación.

El software de manejo electrónico de documentos proporciona la habilidad de crear de manera rápida plantillas pre-definidas de flujos de trabajo que consisten en actividades de revisión y aprobación. Cada actividad puede ser pre configurada editando los campos de descripción, fecha límite, usuario-revisión, usuario-aprobación y usuarios observadores del flujo de trabajo.

Software para la Administración de Registros Electrónicos

Las organizaciones utilizan versiones actuales de documentos y registros de operaciones que deben ser resguardados por reglamentos y disposiciones legales. El software de administración de registros administra ambos tipos incluyendo reglas y reportes con fechas para envío a archivo histórico y disposición de documentos.

El sistema permite generar reportes del archivo electrónico de documentos con base en los campos de tipo de documento, metadatos asociados, antigüedad y políticas de archivo.
Los documentos se clasifican de manera automatica en activos o inactivos. Los documentos inactivos pueden ser automáticamente archivados por el sistema. Los documentos inactivos pueden ser eliminados de forma automática por el sistema, basado en reglas de facil configuración.

Los registros sólo pueden ser eliminados del sistema de acuerdo a las reglas de retención y disposición previamente programadas ó por el administrador desginado de registros electrónicos del corporativo.

Software de Digitalización de Documentos

Además de las justificaciones ecológicas y de responsabilidad ambiental, la digitalización de documentos permite que las organizaciones eficientan sus procesos y ahorren dinero. Se estima que el costo de procesar papel: (copiado, impresión, envío, disposición, reciclado y almacenamiento) puede ser hasta 31 veces mas caro que el costo original del mismo.

El software de digitalización permite que los clientes conviertan archiveros de papel en sistemas seguros de manejo electrónico de documentos con manejo de versiones y apego a normas y políticas. El software incluído para digitalización soporta alrededor de 300 tipos de equipos scanner diferentes, y se incluye con cada compra. En los documentos impresos se pueden aplicar procesos de OCR e indexación, para habilitar la búsqueda de contenido de texto (full text search). Una gran solución de digitalización a un precio módico.

FileHold Express y Enterprise 

FileHold Express de 1 a 20 usuarios

Con un precio accesible para microempresas, departamentos o grandes corporativos que quieren administrar sus documentos empezando con el básico. Incluye accesso web, integración con Microsoft Office, software de digitalización de documentos y 6 meses de soporte técnico gratuito. La versión express puede ser escalada a enterprise.

FileHold Enterprise para más de 20 usuarios

Esta es la ruta fast track a la oficina sin papel. Basado en la Implementación de Arquitectura de Servicios SOA de Microsoft, el sistema puede escalar a un número ilimitado de usuarios y millones de documentos. El precio se basa en el número de usuarios concurrentes del sistema.

Informacion sobre las características de nuestro sistema.

 

Electronic Document Management Software System